Im Interview: vom analogen Laufzettel zur digitalen Freigabe bei Müller

Seit fast 20 Jahren bin ich bereits bei Müller und seit 2005 im Bereich Zentrale Projektsteuerung, der mittlerweile Project Management Center of Excellence heißt. Unsere Aufgabe ist die Verantwortung des Projektmanagements in der Müller Gruppe – das heißt, über die Methodik, die zugehörigen Prozesse und auch über das Projektmanagement-Tool Clarity, das wir beginnend 2005 eingeführt haben.

Generell gibt es bei Müller ein strenges Vier-Augen-Prinzip und entsprechende Freigabehierarchien. Bis vor Kurzem war es bei uns wirklich noch so, dass wir für die Freigabe von Budgets oder Projekten noch die echte Unterschrift von einzelnen Personen einholen mussten. Formulare wurden hin und hergeschickt, die analoge Unterschriften wurden eingeholt und der unterschriebene Antrag wurde eingescannt und über das Dokumentenmanagement in Clarity abgelegt. Erst, wenn das alles kontrolliert wurde, gab es die finale Freigabe.

Der analoge Freigabeprozess war sehr umständlich, hat sehr lange gedauert und war auch einfach nicht mehr zeitgemäß. Das wollten wir abschaffen: Wir wollten moderner, schneller und transparenter werden. Deshalb haben wir 2019 das Pilotprojekt zur Einführung der digitalen Freigabe für alle Projektphasen in den Bereichen IT und Invest, wo regelmäßig hohe Budgets freigegeben werden müssen, mit itdesign gestartet.

Heute haben wir in den Bereichen Invest und IT ein Fünf-Phasen-Modell mit fünf verschiedenen Gates, die bei jedem Projekt genehmigt werden müssen. Hinter jedem Gate stecken unterschiedliche Prozesse, die durchlaufen werden. Die Prozesse sind dabei sehr vielschichtig aufgebaut.

Der oder die Projektverantwortliche legt ein Projekt in Clarity an und startet die Anfrage. Je nach Budgethöhe geht der Antrag per E-Mail dann nacheinander in die unterschiedlichen Management-Levels – von der Werks- oder technischen Leitung über die lokale Geschäftsführung, teilweise bis hin zur Bereichsleitung und der Unternehmensgeschäftsführung. Bei einfachen Projekten mit geringem freizugebenden Budget sind es vielleicht drei oder vier Entscheidende, bei sehr komplexen Projekten mit hohen Budgets müssen aber durchaus rund zehn Schritte durchlaufen werden. 

Zudem kommt es darauf an, was für ein Gate freigegeben werden soll: In der Anfangsphase eines Projekts gibt es beispielsweise die Planungsfreigabe, später kommt die Realisierungsfreigabe. Da die Realisierungsfreigaben in der Regel mit sehr viel mehr Budget behaftet sind, müssen deutlich mehr Schritte durchlaufen und mehr Entscheidungspersonen involviert sein.

Mit der Einführung der digitalen Freigabe in Clarity bei Müller ist der ganze Prozess von Projektantrag bis -freigabe deutlich schneller geworden. Im Invest-Bereich haben wir das auch grob messen können: Die Durchlaufzeiten haben sich mit Einführung der digitalen Freigabe um mindestens 30 Prozent reduziert – und das obwohl im Vergleich zum Vorprozess deutlich mehr Personen in die Freigabe involviert sind. Außerdem brauchen wir kein Papier mehr, denn alles wird digital abgebildet. So sieht man ganz transparent, wo eine Freigabe gerade hängt und in den entsprechenden Kommentaren kann man jederzeit nachlesen, ob noch Handlungsbedarf besteht. Die Überprüfung, ob alle notwendigen Unterlagen für eine Genehmigung da sind, muss nicht mehr hinterher manuell gemacht werden, sondern geschieht schon automatisch während des Freigabeprozesses.

Von den Projektverantwortlichen bei Müller bekommen wir für den digitalen Freigabeprozess sehr positives Feedback. Sie sehen quasi auf Knopfdruck, wo ihr Freigabeantrag gerade steckt und ob es noch Nachfragen gibt. Das bietet ihnen eine gewisse Sicherheit, die es so zuvor nicht gab, als der Antrag in die Runde geschickt und auf die Rückmeldung der Freigebenden gewartet wurde.

Was wir in dem Zuge etabliert haben, ist eine Erinnerungsmail – eine Art Montagsmail – in der die jeweiligen entscheidungsbefugten Personen eine Übersicht bekommen, welche Projekte sie noch freigeben müssen. Auch für die Projektverantwortlichen ist das natürlich angenehmer, weil das eine Art „Soft Reminder“ ist.

Generell bedeutet die Verwendung eines Projektmanagement-Tools für Projektverantwortliche ja erst mal hoher administrativer Aufwand. Mit der Digitalisierung der Freigabeprozesse wird dieser Mehraufwand aber erheblich reduziert und sie können ihre Projekte viel früher starten, weil die Prozesse schneller ablaufen.

Aus Sicht der Entscheidenden ist der wohl größte Vorteil, dass sie sich nicht mehr extra in Clarity einloggen müssen, um einen Projektantrag zu bearbeiten. Gerade unser höheres Management ist logischerweise nicht so vertraut mit den unterschiedlichen Tools. Da ist die digitale Freigabe per Mail über das eigene Mobile Device die ideale Lösung. Mit der Freigabe-Mail bekommen sie sämtliche Basis-Projektinformationen und können dann einfach, auch von unterwegs, auf den entsprechenden Button drücken.

Dadurch, dass mehr Personen in den Prozess involviert sind als im Vorprozess – beispielsweise Mitarbeitende im Controlling, die zuvor nur rudimentär beteiligt waren – ist die Transparenz generell viel größer geworden. Fast alle Freigebenden haben zudem die Möglichkeit, Kommentare abzugeben, die auch gelesen und dokumentiert werden.

Auch für das PMO ist die Möglichkeit, Freigabeprozess zu verfolgen, von großem Vorteil. Diese Transparenz hat man so vorher nicht gehabt. Da wurde irgendwann ein Blatt Papier verschickt und niemand wusste, wo es gerade steckt. Von Seiten des PMO hat man dann nicht die geringste Chance, in irgendeiner Art und Weise unterstützend einzugreifen und nachzuhaken. Jetzt ist das anders. 

Clarity steht in der Müller Gruppe definitiv für Digitalisierung. Ein wesentlicher Punkt ist, dass die digitale Freigabe das Tool unglaublich modern macht. Gerade mit der Verwendung von Clarity auf dem eigenen Mobile Device kann man das Tool ganz anders nutzen. Seit wir für die Freigabeprozesse kein Papier mehr benötigen, das man ausdrucken und auf das man gegebenenfalls sogar noch eine Briefmarke draufkleben muss, hat man automatisch das Gefühl, digitaler unterwegs zu sein.

Man muss sagen, dass der Bedarf an einer digitalen Freigabe und entsprechend der Druck von Anfang an sehr hoch waren: Auch die oberste Führungsebene war der Meinung, dass die analogen Freigabeprozesse einfach nicht mehr zeitgemäß sind. Zudem war die Umsetzung des Projekts gleichzeitig ein agiles Pilotprojekt. Insofern haben wir zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen und hatten von Beginn an Unterstützung, auch aus der Chefetage – das hilft einem solchen Projekt ungemein.

Für die Akzeptanz und das Etablieren der neuen Prozesse war die agile Methodik und die Gestaltung des Projekts in Häppchen sehr von Vorteil. So konnte man schon sehr früh erste Ergebnisse sehen, die dann nach und nach verfeinert wurden. Zudem waren die Verantwortlichen der einzelnen Partitionen voll in das Projekt integriert und konnten sich aktiv miteinbringen. Bestimmte Reibungspunkte wurden so gleich von vorne rein eliminiert.

Abbildung: Für die interne Bewerbung der neuen Freigabeprozesse verwendete Müller unter anderem dieses Chart. 

Wir haben intern natürlich viel Werbung für den neuen digitalen Freigabeprozess gemacht. Einige Partitionen scharren schon mit den Hufen, um ähnliches umzusetzen. Vor allem die Freigabe über das Mobile Device wünschen sich mittlerweile einige: Zum Beispiel möchte auch unser Marketing-Leiter seine neuen Produktprojekte über das Handy freigeben können. Diese und andere Neuerungen, wie beispielsweise die Validierung einzelner Felder bei Prozessstart, wollen wir jetzt auf jeden Fall nach und nach in die Freigabeprozesse anderer Partitionen integrieren.

Ja auf jeden Fall, der Pilot war definitiv erfolgreich. Gerade bei Projekten, in denen man die finalen Outputs aufteilen kann, ist die agile Methodik absolut zu favorisieren. Und das war bei uns der Fall: Wir hatten sehr viele Prozesse, die integriert werden mussten. Durch die agile Arbeitsweise konnten wir diese gut über die Zeit verteilen und konnten früh erste Ergebnisse aufweisen. Weitere Verfeinerungen folgten dann in gewissen Iterationen.

Nach der ersten Projektphase „Digi-Freigabe 1.0“, der initialen Einführung und Umsetzung einfacher Anforderungen, haben wir einen Review gemacht. Eine sechsmonatige Livephase, in der die Prozesse getestet werden, kann ich nur jedem Unternehmen raten, das neue Prozesse (oder Tools) etablieren möchte. Wir konnten so herausfinden, welche Optimierungen und weiteren Anforderungen im Projekt noch umgesetzt werden müssen. Diese und andere „Luxus-Anforderungen“ kamen dann im nächsten Schritt, dem Folgeprojekt „Digi-Freigabe 2.0“. Auch hier haben wir mittlerweile die lange Anforderungsliste abgearbeitet, die die digitale Freigabe erst so richtig rund gemacht hat und viele wirklich gewinnbringende Funktionen enthält. Jetzt bin ich richtig glücklich mit der Sache und alles passt.