Projektportfolio­management

Führen Sie nur noch die richtigen Projekte durch und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Mit unserem Erfolgsrezept gelingt das auch bei Ihnen.

Die Mitarbeiter sind knapp, die nächste Grippewelle ist in vollem Gange und neue Projekte sollen gestartet werden. Wichtige Schlüsselrollen sind bereits in Projekte eingebunden, egal ob diese zur Strategie passen oder nicht. Jene ist kaum in den Planungsprozess eingeflossen und nicht in Ihrem Alltag verankert. Nur ein funktionierender und schlanker Portfolioprozess hilft Ihnen dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Was ist Projektportfolio­management?

Wir verstehen Projektportfoliomanagement (PPM) als einen kontinuierlichen End-to-End-Prozess. Dieser definiert klare Spielregeln, Rollen und Meetings und ist vollständig in den Alltag integriert. Er kann durch vier Kreise dargestellt werden.

Generell werden die strategischen Ziele und Kriterien festgelegt (Strategize), nach denen die neuen (Collect) und laufenden Projekte (Execute) bewertet und priorisiert werden. Um über ein neues Projektportfolio zu entscheiden (Decide), werden verschiedene Projektkonstellationen anhand definierter Ressourcensituationen betrachtet.

Die Dokumentation und die Kommunikation schließen den Prozessdurchlauf ab. Daneben stehen das Controlling zur Steuerung des Projektportfolios und das Reporting. Teile dieses Prozesses laufen auch heute schon in einigen Unternehmen, häufig aber unstrukturiert und nicht bewusst gesteuert.

Lean PPM mit Meisterplan und itdesign

Die Einführung von Portfoliomanagement wird häufig als Ergänzung von Projekt- oder Ressourcenmanagement gesehen. In Wirklichkeit ist ein funktionierendes Portfoliomanagement aber Erfolgsfaktor Nummer eins für den Erfolg in der Projektlandschaft.

Christian Jacob Leiter Kompetenzzentrum PPM, itdesign GmbH

Wofür brauche ich Projektportfolio­management?

Typische Herausforderungen

Obwohl Unternehmen versuchen, die Priorisierung von Projekten an Ihrer langfristigen Strategie zu orientieren, läuft der Portfolioprozess oft unstrukturiert und wenig durchdacht. Die Strategie findet sich dadurch kaum im Alltag wieder. 

Überfrachtung: Neue Projekte kommen hinzu, ohne dass bereits genehmigte Projekte neu priorisiert oder hinterfragt werden. 

Methode: Der Portfolioprozess wird nicht bewusst und aktiv gesteuert, sondern geschieht zufällig und reaktiv.

Informationsqualität: Entscheidungen werden auf Basis unvollständiger und ungleicher Informationen getroffen.

Geschwindigkeit: Die Geschwindigkeit der bestehenden Entscheidungsprozesse entspricht den modernen Anforderungen nicht.

Systemlandschaft: Innerhalb von Projekten werden viele verschiedene Systeme genutzt und es gibt keine integrierte Systemlandschaft.

Ziele und Bestrebungen

Um sicherzustellen, dass Unternehmen in die richtigen Projekte investieren, muss ein kontinuierlicher Prozess etabliert werden, der vollständig in den Alltag integriert und an die jeweilige Strategie angepasst ist.

Strategie: Die strategischen Ziele Ihres Unternehmens sind fest im Prozess der Portfolio-Entscheidungen verankert.

Priorisierung: Veränderungen des Marktes oder der Strategie beeinflussen die Priorisierung unmittelbar.

Durchführung: Das Projektportfolio gibt den Rahmen für die Durchführung und ein realistisches Maß an Projekten vor.

Output: Dank Ihrer realistischen Planung erzielen Sie mit gleichen Ressourcen größeren Output.

Erfolgsfaktoren von Projektportfolio­management

Lean PPM-Methode ist etabliert

Mit der von itdesign entwickelten Lean PPM-Methode fokussieren Sie in Ihrem kontinuierlichen Portfolioprozess nur noch das Notwendigste und führen diesen bewusst gesteuert durch.

Prozesse und Regeln sind definiert

Organisation, Prozess und Regelwerk sind die Grundlage für Ihren Erfolg. Daraus ergeben sich Meetingstrukturen und Zeitabläufe, die sich in Ihre bestehenden Abläufe integrieren lassen.

Konzentration auf das Wesentliche

Die Einführung der Lean PPM-Methode kann stufenweise erfolgen. Reduzieren Sie zunächst auf Schlüsselrollen und Schlüsselressourcen sowie die kritischen Bereiche in Ihrem Unternehmen.

Veränderungen werden eingeplant

Der schnelle Wandel muss in der Organisation kulturell verankert werden, um ein zügiges Umplanen und kontinuierliches Priorisieren erst zu ermöglichen und Veränderungen adäquat einzuplanen.

Szenarien werden simuliert

Portfolioplanungen und verschiedene Szenarien müssen unabhängig von aktuellen Projektplanungen simuliert und nach der Entscheidung klar an die Beteiligten kommuniziert werden.

Fokus liegt auf Kommunikation

Der Erfolg Ihres Portfoliomanagements hängt stark von der Akzeptanz und dem Verständnis aller Beteiligter ab. Dieses stellen Sie durch eine schnelle und umfassende Kommunikation sicher.

Der nächste Schritt

Portfoliomanagement-Audit mit itdesign

In einem Audit schauen wir uns gemeinsam Ihren bestehenden Portfolioprozess an und decken die Optimierungspotenziale auf. Indem wir identifizieren, welche Ihre wichtigsten Erfolgsfaktoren sind, legen wir die Kriterien fest, auf die Sie sich konzentrieren sollten, um richtig zu priorisieren und zu kommunizieren. Der Lean PPM-Ansatz hilft Ihnen dabei, langfristig einen funktionierenden und kontinuierlichen Prozess in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

Portfolioboard

Diese Kunden sind mit itdesign erfolgreich

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Lassen Sie uns über Ihre Herausforderungen sprechen und die Möglichkeiten diskutieren, die ein erfolgreiches Portfoliomanagement für Ihr Business bieten kann.
Ihr Ansprechpartner
Herr Christian Jacob
Leiter Kompetenzzentrum PPM

+49 7071 3667 60
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Mit dieser Software vollenden auch Sie Ihr Projektportfolio­management

 

Meisterplan für schlankes Projektportfoliomanagement
Meisterplan

Meisterplan ist die Lösung für schlankes Portfoliomanagement mit Fokus auf ressourcenorientierte Projekt- und Portfolioplanung. Sie beantwortet schnell komplexe Fragen bezüglich Machbarkeit, Überlastung und Engpässen.

Clarity PPM für erfolgreiches Projekt- und Portfoliomanagement
Clarity PPM

Clarity PPM als Tool für vollumfängliches Projekt- und Portfoliomanagement wird allen Ansprüchen des operativen und strategischen PPM gerecht. Die Stärken liegen in der Kombination von Projekt-, Ressourcen-, Finanz- und Portfoliomanagement.

Software für Projekt- und Portfoliomanagement
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Mit itd Advanced Resource Planning planen Sie Ihre Ressourcen in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand optimal in Clarity PPM. Sie erstellen realistische Pläne und treffen die richtigen Entscheidungen bei der Wahl Ihrer Ressourcen.

Es werden die richtigen Projekte mit den richtigen Mitarbeitern zur richtigen Zeit durchgeführt.

Carmen Hess Projektleiterin, W&W Informatik GmbH
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Clarity PPM Software
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Verbindung zwischen Jira und Clarity PPM

Warum itdesign der beste Partner ist

Wir sind Implementierungs­profis

Seit über 20 Jahren implementieren wir Software. Als Kunden profitieren Sie heute von unseren Best Practices und Erfahrungswerten.

Wir sind Lösungsentwickler

Wir kennen die Bedürfnisse unserer Kunden genau und entwickeln die Funktionen und Software, die Sie wirklich brauchen. 

Wir sind Know-how-Vermittler

Mit unserem Tool-Wissen, aber auch unserem software-unabhängigen Know-how bringen wir Sie und Ihr PPM zum Erfolg.

Wir sind Unterstützer

Ihre Hürden sind auch unsere. Denn wir nutzen jede unserer Softwares selbst und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Wir sind Vernetzer

Wir sind Teil der PPM Global Alliance und ermöglichen unseren Kunden den Austausch von Best Practices bei unserer PPM Konferenz.

Wir sind Partner

Langfristige Beziehungen und Vertrauen sind uns wichtig. Das gilt vor allem für unsere Kunden, aber auch für unsere Partner und Softwarehersteller.