Im Interview: Clarity und die An­bindung von Drittsystemen beim Flughafen München

Matthias Graf, Chief Project Portfolio & Resource Management

Ein Satz vorne weg: Wir sind ja ein Flughafen und ein Flughafen ist sozusagen ein großer Gemischtwarenladen mit vielen verschiedenen Projekten. Ein Lastwagen pflügt durch einen Acker, um ein Glasfaserkabel zur Anbindung von Außensendeanlagen der deutschen Flugsicherung zu verlegen. Das ist ein beispielhaftes IT-Projekt. Wir haben aber auch IT-Projekte, in denen ERP-Systeme eingeführt werden und vieles mehr.

Die Themen bei der FMG sind breit gefächert und werden über eine sehr große IT-Systemlandschaft abgedeckt. Folglich sind die Informationen an vielen Stellen verteilt und daher stammt auch die Notwendigkeit für die Schnittstellen.

Bei der Entwicklung einer Schnittstelle arbeiten wir bis zu einem gewissen Grad agil. Am Anfang überlegen wir uns intern konzeptionell, was wir grob haben wollen. Die Umsetzung gemeinsam mit itdesign ist dann sehr iterativ und das funktioniert gut. So stellen wir sicher, dass wir nur das implementieren, was wir wirklich brauchen – nicht mehr und nicht weniger.

Oftmals zeigen sich erst im Betrieb der Schnittstelle gewisse Sonderfälle, die noch nicht spezifiziert wurden und noch nachbehandelt werden müssen – das lässt sich gar nicht vermeiden. Durch die iterative Vorgehensweise hängen wir einfach nach und nach Teile dran, von denen wir dann sicher wissen, dass wir sie brauchen. Außerdem erhalten wir so schneller den erwünschten Benefit, zum Beispiel die erhoffte Arbeitserleichterung.

Zur Einführung von Meisterplan gibt es eine nette Erfolgsgeschichte: Als wir das Thema IT-Ressourcenmanagement frisch eingeführt und unsere Daten das erste Mal nach Meisterplan übertragen haben, konnten wir aufzeigen, dass unser geplanter Bedarf vorne und hinten nicht zur Kapazität passt. Uns zerreißt es total, wir kriegen die Projekte nicht gestemmt. Die benötigten Stellen haben wir erst genehmigt bekommen, nachdem wir mithilfe von Meisterplan aufzeigen konnten, dass wir mit der aktuellen Ressourcensituation Unmengen an Projekten rausstreichen müssten.

Wir nutzen Meisterplan folgendermaßen: Alle zwei Wochen findet bei uns das IT-Resource Board statt. Da sitzen alle Führungskräfte drin, die Ressourcen in Projekte reingeben – das sind dann schon 15-20 Leute. Dort unterhalten wir uns über Änderungen in Projekten, Projektstarts und neue, in das Portfolio einzulastende Projektanträge. Meisterplan ist dabei die Basis und wird über den Beamer an die Wand projiziert (bzw. im Web-Meeting über den Bildschirm geteilt). Im Tool schauen wir uns live an, wie die Projektlage aktuell aussieht. Darauf basierend werden dann Entscheidungen, also Ressourcenallokationen, getroffen. So wird also Meisterplan bei der FMG eingesetzt: alle zwei Wochen, live direkt im Tool, mit der großen Mannschaft.

Der Grundsatz, den wir damals getroffen haben, war: In Clarity liegen die Basisdaten und dort bleiben sie auch. Clarity ist sozusagen die „Golden Source“. Meisterplan ist im Prinzip das Simulationstool.

Die bidirektionale Schnittstelle funktioniert dann folgendermaßen: Wir nehmen die Daten aus Clarity, importieren sie in Meisterplan und simulieren dort die Planung. Entscheidungen über Ressourcenallokationen werden im IT-Resource Board getroffen und die Daten werden dann wieder zurück nach Clarity gegeben (in die Hard Allocations der Teams). Dort werden sie dann sozusagen wieder in die Projekte „reinverdrahtet“. Allein dieser Rückkanal war früher Pi mal Daumen eine Stunde Zeitaufwand – heute ist die Sache in unter zehn Minuten erledigt. Beim nächsten IT-Resource Board werden die Daten wieder frisch aus Clarity nach Meisterplan übertragen.

Wie es damals im Detail dazu kam, kann ich nicht sagen, weil ich da noch nicht an Bord war. Aber ich kann mich erinnern, dass wir über eine Empfehlung zu itdesign kamen. itdesign hat sich in den letzten 12 Jahren toll entwickelt: Heute gibt es niemanden, der an das rankommt, was ihr tut. Ich kenne Implementierungen von anderen Partnern. itdesign ist schon echt gut.

Was ich immer gerne als Argument aufführe, wenn ich mit Clarity Interessierten spreche: itdesign hat Ahnung, wie Clarity innen drin funktioniert und in welche Richtung sich bestimmte Themen entwickeln. Dadurch könnt ihr uns Kunden auch Tipps geben, auf welche Pferde es sich aktuell nicht lohnt zu setzen und wie man Themen anders umsetzen könnte. Dadurch habt ihr anderen gegenüber einen großen Vorsprung und da profitiert jeder, der mit euch zusammenarbeitet.

Was ich an der Partnerschaft besonders schätze, ist die Art und Weise der Zusammenarbeit. Eure nahbare und technisch versierte Geschäftsführung besticht durch Know-how und Partnerschaft. Wenn das Top-Management miteinander spricht, können manche Themen einfach anders transportiert werden. Das hat uns auf der Ebene schon ab und an geholfen.

Zu guter Letzt habe ich mit meinem Hauptansprechpartner Ralf jemanden an der Hand, mit dem es auch auf menschlicher Ebene super passt. Oftmals setze ich mich mit Ralf zusammen und wir kommen in einer Art „Pair Programming“ sehr schnell zu einem Ergebnis. Durch die intensive Zusammenarbeit bin ich heute in der Lage, selbstständig Themen in Clarity weiterzuentwickeln und Implementierungs- und Umsetzungsthemen ganz anders zu beurteilen.