Einführung von Clarity PPM

Die Methodik eines Proof of Concepts ist letztendlich die Sicherstellung, dass man nicht die Katze im Sack kauft, sondern es war für uns wichtig, vorher und in einer sehr frühen Projektphase sicherzustellen, dass Clarity all das bietet, was wir brauchen.

Neben der technischen und fachlichen Absicherung war der Proof of Concept auch internes Marketing für Clarity: So konnten wir das Tool bei den zukünftigen Nutzern früh greifbar machen und die Hemmschwelle für die Verwendung einer neuen Software verringern.

Der wichtigste Grund für den PoC war, dass wir die Software und den Dienstleister vorab eingehend auf die Probe stellen konnten, um für uns wichtige Fragen, die sich zum damaligen Zeitpunkt gestellt haben, beantworten zu können. Für uns war der Proof of Concept eine wichtige vertrauensbildende Maßnahme.

Was entscheidend war, um diese Herausforderungen zu meistern, war der Proof of Concept, den wir gemacht haben. Hier konnten wir alle unsere Anforderungen in der Praxis testen und schauen, ob das System läuft, wie es soll.

Um so ein komplett neues Tool erfolgreich einführen zu können, sind die Erfolgsfaktoren klares Ziel, gute Kommunikation einschließlich Schulung am Ende, fundierte Projektplanung, Fachexpertise, Stringenz und Spaß am Projekt unerlässlich.

Eine sechsmonatige Livephase, in der die Prozesse getestet werden, kann ich nur jedem Unternehmen raten, das neue Prozesse (oder Tools) etablieren möchte. Wir konnten so herausfinden, welche Optimierungen und weiteren Anforderungen bei der Einführung der digitalen Freigabe mit Clarity noch umgesetzt werden müssen.

Wir brauchen zudem die Akzeptanz aller User und zeigen diesen auf, wo wie Mehrwert entsteht – auch über die Grenzen von Business Units hinweg. Es ist wichtig, die User für diese Themen entsprechend zu sensibilisieren und das Thema ganzheitlich zu betrachten.

Ein iteratives Vorgehen bei der Implementierung von Clarity fördert die Akzeptanz des Tools bei zukünftigen Nutzern ungemein. Wir bei der TeamBank haben die Erfahrung gemacht, dass es sehr hilfreich ist, einzelne Funktionen, die bestehende Prozesse ablösen sollen, nach und nach vorzustellen und einzuführen. So können sich die Mitarbeiter an die neue Arbeitsweise gewöhnen und lassen sich eher darauf ein. Mit der Zeit kann der genutzte Funktionsumfang dann stetig erweitert werden.