Im Interview: Ressourcen­planung und Kostentrans­parenz mit Clarity bei DENSO

Ich bin Stephan Watzka, Director Engineering R&D bei DENSO AUTOMOTIVE Deutschland GmbH und verantwortlich für die Engineering Cross-Function Departments. Im Unternehmen selbst bin ich seit 2001 und seit 2020 in dieser Rolle. Mit Clarity zum ersten Mal in Berührung gekommen sind wir durch die Suche nach einem Tool, das uns in der Ressourcenplanung im Bereich Engineering unterstützt. Unser Headquarter in Japan hat zuvor bereits erfolgreich mit Clarity gearbeitet, deshalb sind wir bei der Suche darauf aufmerksam geworden. In der Auswahlphase haben wir uns schließlich auch für diese Software entschieden. 

Im Jahr 2019 haben wir dann gemeinsam mit itdesign und Broadcom einen Proof of Concept gestartet. Seit dieser Zeit bin ich auch an diesem Clarity Projekt beteiligt. 

Stephan Watzka, Director Engineering R&D bei DENSO AUTOMOTIVE Deutschland GmbH

Unser Hauptsitz in Japan setzte Clarity im sogenannten Early Stage Control Management, also im Projektmanagement, ein. Bei uns, also der DENSO AUTOMOTIVE Deutschland GmbH, liegt der Fokus mehr auf dem Ressourcenmanagement. Unsere Anwender kommen neben Deutschland aber auch aus England, Tschechien und Schweden.  

Der Haupteinsatzbereich für Clarity liegt im Bereich Engineering. Wir nutzen Clarity hauptsächlich, um Projekte zu planen, Ressourcen zuzuweisen und aktuelle Aufwände zu erfassen. Die Ergebnisse liefern wir dann an die Finanzabteilung, die zwar mit dem System nicht direkt arbeitet, aber von uns als Single Source die Daten erhält. Das ist ein wichtiger Mehrwert – dass wir die interne Finanz- und Kostenplanung unterstützen und valide und gute Zahlen liefern können. Die Zahlen aus Clarity werden außerdem für die Rechnungsstellung und das TC-Invoicing genutzt.  

Zudem machen wir mithilfe von Clarity ein Reporting auf Quartalsbasis, um den Planungsstand und Rechnungsstatus zu überprüfen. Dazu vergleichen wir die geplanten Kosten in unserem System mit den tatsächlichen Rechnungsdaten. Das hilft uns dabei, die Validität der Projektplanung zu prüfen und die Planzahlen mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen, um einen Überblick über die Profitabilität der Business Units zu erhalten. Speziell im Thermalbereich wird Clarity auch für Management-Analysen und Management-KPI genutzt, wobei Clarity als Single Source of Information wichtige Daten bereithält. Mithilfe von Power BI können wir diese Daten noch anschaulicher bereitstellen.  

Clarity ist eine große Unterstützung bezüglich unseres TC-Invoicing (Technical Center Invoicing), wie es bei uns heißt. Wir sind innerhalb des Unternehmens als Engineering Center tätig. Das bedeutet, dass die Aufwände unserer Entwickler weiterberechnet werden müssen an unser Headquarter in Japan, die Business Units oder die Werke in Europa – je nachdem, für wen die Kosten angelaufen sind.  

Wir müssen auch in der Lage sein, Kosten auf mehrere Bereiche bzw. Kostenstellen aufzuteilen – manchmal gibt es ja nicht nur einen Consigner oder Stakeholder, sondern mehrere. Clarity ließ sich so anpassen, dass wir dieses sogenannte Consigner-Splitting nun systemseitig abbilden können, was uns sehr viel Aufwand spart: Mit Clarity erstellen wir eine Zusammenfassung der Aufwände unserer Entwickler, die als Rechnungsgrundlage an unsere Finanzabteilung übergeben und entsprechend an die richtigen Kostenstellen weiterberechnet werden.  

Der größte Vorteil ist, dass wir Informationen besser zusammenführen und transparenter machen können. Wir können dank Clarity auf das frühere Excel Sheet verzichten und den Leuten die Informationen, beispielsweise in Bezug auf den aktuellen Projektstand oder die Kosten, in einem für sie verständlichen Format zielgerichtet zur Verfügung stellen. 

Zudem konnten wir mit Clarity die Eingabemöglichkeiten harmonisieren, sodass alle Business Units den gleichen Prozess haben. Unsere Anwender profitieren besonders von der Erleichterung im Zusammenhang mit dem Quarterly Reporting und Invoicing, da wir die notwendigen Daten jetzt auf Knopfdruck bekommen und diese an die Stakeholder weiterleiten können, sodass der Rechnungseingang zeitnah erfolgen kann. Und das automatische Monitoring für unsere Admins ist natürlich auch eine große Unterstützung. 

Unter dem Strich haben wir dank Clarity deutlich weniger manuellen Aufwand und letztendlich eine geringere Fehleranfälligkeit. Die Qualität der Informationen ist dadurch wesentlich höher als zuvor. 

Die Flexibilität von Clarity ist sehr wichtig für uns! Wir legen großen Wert auf Konfiguration anstatt Customizing, da wir durch kurze Upgrade-Zyklen immer auf dem neuesten Stand bleiben. Die Herausforderung ist auch, dass wir alles außerhalb unseres eigenen Bereichs nicht ändern können, d. h. wir passen uns immer so an, dass wir alle Folgeprozesse im Konzern bedienen können. Deshalb bedienen wir auch eine ganze Menge an Schnittstellen. Dank der Flexibilität von Clarity können wir unseren Bedarf unkompliziert abdecken. Hier spielt auch die Zusammenarbeit mit dem Team von itdesign eine wichtige Rolle, da es das notwendige Know-how mitbringt und weiß, wie man Prozesse entsprechend im System abbilden kann.  

Wir reduzieren damit Aufwand und Fehler gleichzeitig. Am besten beantworte ich das mit einem Beispiel. Aktuell müssen die angefallenen Kosten für die Darstellung der Gesamtprojektkosten in Clarity von Hand eingegeben und dem Projekt entsprechend zugewiesen werden. Dies ist natürlich keine Added-Value-Tätigkeit und es besteht die Gefahr von Eingabefehlern. Daher planen wir mit itdesign die Integration einer Schnittstelle zu unserem Finanzsystem: Damit automatisieren wir die Dateneingabe, was den manuellen Aufwand vermeidet und eine weitere Fehlerquelle beseitigt. 

Der reguläre Betrieb des Systems selbst erfolgt im Hintergrund und wir haben bisher keine Probleme gehabt – das ist auch genau das, was wir erwartet haben, als wir das Hosting abgegeben haben; dass wir uns nicht mehr selbst damit auseinandersetzen müssen, sondern das System einfach läuft. 

Das automatische Monitoring unseres Systems hilft uns sehr. Wir haben derzeit rund 400 Nutzer, die von eineinhalb Personen verwaltet werden. Hinzu kommen der komplette User-Support, das Anlegen von Benutzerkonten, diverse Themen im Ressourcenmanagement und mehr. Daher können wir natürlich nicht täglich alle Prozesse und Tasks überprüfen, die in Clarity laufen.  

Das Monitoring sagt uns zuverlässig, wann wir überhaupt einen Blick auf bestimmte Dinge, Fehler oder Unwegsamkeiten werfen müssen. Nach einigen Monaten ohne Schwierigkeiten hat das Monitoring kürzlich eine Mail ausgelöst und wir haben ein Thema entdeckt, das wir adressieren und lösen mussten. Für uns war das unglaublich wertvoll, weil es hinten raus ansonsten womöglich zu Problemen gekommen wäre, beispielsweise bei der Rechnungsstellung. 

Zum Beispiel gibt es Transaktionsfehler, wenn die Matrix nicht übereinstimmt; etwa wenn sich die Primary Role eines Mitarbeiters geändert hat. Da muss geprüft werden, ob sie zum richtigen Zeitpunkt gewechselt wurde und immer noch an die richtige Financial Matrix angebunden ist. Dies sind typische Themen, die bei uns bearbeitet werden, um sicherzustellen, dass die Transaktionen reibungslos laufen. 

Die eine große Herausforderung ist immer, die User abzuholen. Es kommt was Neues, es sieht anders aus. Es ist nicht mehr die gewohnte Welt. Wie überzeuge ich diese User? Wen muss ich dabei wie ansprechen? Und natürlich mussten wir in den unterschiedlichen Business Units unterschiedlich vorgehen. Dafür war es in der Einführungsphase wichtig, dass wir Verständnis für die einzelnen Business Units haben und wissen, wie sie arbeiten. Aber auch andere betroffene Stakeholder, beispielsweise die Rechnungsempfänger in Bezug auf das TC-Invoicing, mussten entsprechend abgeholt werden.  

Eine weitere Herausforderung war auch die Umstellung von Excel, PowerPoint und MS Project auf Clarity – je nach Bereich waren diese Tools nämlich unterschiedlich tief verankert. Wir mussten bei der Clarity Implementierung also vieles harmonisieren. 

Eine zentrale Herausforderung war es zudem, das Topmanagement mit ins Boot zu holen. Mit so einer neuen Software-Einführung geht natürlich immer auch ein hoher Kostenfaktor einher, während sich der Nutzen nicht einfach und unmittelbar in Geldbeträgen ausdrücken lässt.  

Wir haben aufgezeigt, wie schwierig es ohne Clarity war, die Kosten und Einnahmen transparent zu machen und zu vergleichen. Und natürlich will das Topmanagement wissen, ob unsere Budgets eingehalten werden, ob wir profitabel sind, mit dem was wir tun, oder nicht. Also: Sind alle Kosten, die durch Engineering und durch unsere Corporate Functions erzeugt werden, über das Billing am Ende des Quartals abgedeckt? Oder arbeiten wir in den roten Zahlen und man sollte dringend intervenieren? Der Mehrwert von Clarity wurde an dieser Stelle schnell erkannt und somit konnten wir auch das Management von der Einführung der neuen Software überzeugen.  

Ja, wir haben viel positives Feedback von anderen Bereichen bekommen, die jetzt auch darüber nachdenken, Clarity für ihre Planung zu nutzen – beispielsweise unser Quality–Bereich. Aktuell läuft hier ebenfalls ein Proof of Concept, bei dem sie die jetzigen Funktionalitäten nutzen können, um zu sehen, ob das für sie passt. Seit Beginn des Jahres schauen wir uns auch andere Standorte und Locations an, die von ihrer jetzigen Reporting-Struktur zu Clarity wechseln oder wechseln wollen. 

Von einem Rollout auf weitere Bereiche erhoffen wir uns natürlich eine Vereinheitlichung der gesamten Struktur im Unternehmen, sodass wir nicht mehrere Systeme in verschiedenen Bereichen einsetzen. Das resultiert in einem einheitlichen Reporting, mehr Projekt-Transparenz, einem zuverlässigen Headcount und einem effizienten Ressourcenmanagement. Das ist ein wichtiges Ziel – und ermöglicht uns natürlich die Fähigkeit, aus diesen Informationen ein fundiertes Reporting und klare KPI-Darstellungen für das Topmanagement erstellen zu können. 

Eine besondere Herausforderung bei uns ist außerdem, dass sich unsere Unternehmenszentrale in Japan befindet. Das bedeutet, alle unsere Abläufe müssen dementsprechend darauf abgestimmt sein und wir müssen von hier die Prozesse befüllen, die dort ablaufen und Informationen liefern, die dort verarbeitet werden. Was erschwerend hinzukommt: Die Arbeitsweisen in den verschiedenen Business Units unterscheiden sich. Die Flexibilität und Konfigurationsmöglichkeiten von Clarity helfen hier ungemein, um diese Herausforderung entsprechend zu meistern und gleichzeitig allen Bereichen gerecht zu werden.  

Wir brauchen zudem die Akzeptanz aller User und zeigen diesen auf, wo wie Mehrwert entsteht. Auch wenn etwas vielleicht nicht direkt mit der eigenen Tätigkeit zu tun hat – also auch über die Grenzen von Business Units hinweg. Es kann sein, dass eine Unit etwas nach einer bestimmten Vorgabe erledigen muss, die für sie selbst keinen Mehrwert, sondern Mehraufwand bedeutet. Und das ist etwas, das wir mit den verschiedensten Fachbereichen dort abstimmen müssen. Es ist wichtig, die User für diese Themen entsprechend zu sensibilisieren und das Thema ganzheitlich zu betrachten.  

Eng, regelmäßig und sehr gut. Wir haben eine hohe Frequenz im wöchentlichen Austausch und treiben in gemeinsamen Workshops immer noch Änderungen des Systems voran. In unserem wöchentlichen Regeltermin prüfen wir alle Fortschritte, gleichen unsere Ergebnisse ab und fügen neue Themen hinzu. Als Basis für das Meeting verwenden wir einfach ein Kanban-Board in Clarity. 

Besonders positiv war die Umstellung auf Video-Konferenzen in den letzten zwei Jahren. Das hat es uns ermöglicht, öfter zu sprechen und die verschiedenen Themen noch besser anzugehen.

Was man da braucht, ist die sprichwörtliche bayerische eierlegende Wollmilchsau. Bei einer Softwareeinführung braucht man Menschen mit einem guten Prozessverständnis, die unbekannte Prozesse schnell verstehen, Abläufe einordnen können und verstehen, welche Prozessschritte mit der Einführung einer Software wegfallen könnten. Und das Team braucht natürlich auch tiefes Wissen zur Software selbst: Welche Möglichkeiten gibt es? Was geht in den Standardfunktionen, was im Customizing? All das sind wichtige Fragen, mit denen sich ein Projektteam auseinandersetzen können muss.  

Die Partnerschaft mit itdesign ist sehr erfolgreich. Wir legen viel Wert auf offene Kommunikation, Flexibilität und klare Commitments – das hat mit itdesign von Anfang an super gepasst. Wir arbeiten immer auf Augenhöhe zusammen und sprechen die verschiedenen Themen klar an. Das ist eine sehr gute Grundlage für die Zusammenarbeit.