Im Interview mit REHAU: Wie Clarity zur „Muss-Software“ im Unternehmen wurde

Ich heiße Uwe Kernchen und bin seit 2018 Leiter des zentralen PMOs bei der Firma REHAU. Meine Aufgaben bei REHAU sind das Definieren und Durchsetzen von Projektmanagement-Standards sowie die Hoheit über das zu verwendende Projektmanagement-Tool Clarity und dessen Trainings.

Die REHAU Group ist ein weltweit führender Polymerverarbeiter mit über 20.000 Mitarbeitern und 190 Standorten round-about. Die polymerbasierten Lösungen sind sowohl für den End Consumer-Bereich, aber auch ein Zwischenprodukt für die industrielle Weiterverarbeitung.

Dr.-Ing. Uwe Kernchen, Head of Project
Management Office

Unser früheres Projektmanagement-Tool litt massiv an Akzeptanzproblemen, sodass wir nie eine volle Transparenz herstellen konnten über unser Projektportfolio. Das alte Tool war ein reines Dokumentationstool: Daten hochladen, Sachstand reinschreiben — that’s it. Und da bietet Clarity natürlich einen Quantensprung.

Wir mussten reagieren, weil man im Sinne der Unternehmenssteuerung einfach ein sauberes Projektmanagement-Tool benötigt. Das war der große Pain Point, der mit der Einführung von Clarity gelöst werden musste und letztendlich auch gelöst wurde.

Ich glaube, es lohnt den Aufwand nicht, überhaupt zu versuchen, Office-Lösungen für Projektmanagement zu verwenden. Wenn man von Beginn an auf das System Clarity setzt, startet man professionell, hat alles an einem Ort und spart sich so viel Mühen, Zeit und Frustration.

Wir sind mit einer Art Wunschliste auf den Markt gegangen und haben verschiedenste Systeme verglichen. Am Ende kamen zwei in die nähere Auswahl – eines davon war Clarity. Wir hatten schon mit dem Standard einen Erfüllungsgrad von über 80% und haben uns dann für dieses Tool entschieden. 

Der riesige Vorteil in der Arbeit mit Clarity ist, dass man als Projektleiter alles in einem System hat. Alles was im Bereich Projektmanagement zu tun ist, ist nicht nur überblickbar, es ist auch auswertbar. Es ist letztendlich manageable, wie man so schön sagt und für den Projektleiter eine unglaubliche Erleichterung, alles an einem Platz zu haben. 

Eine Herausforderung bei der Implementierung war, dass wir das Projekt zu Corona-Zeiten durchgeführt haben. Der gesamte Project Life Cycle von der Planung über die Implementierung von Clarity bis zum Projektabschluss war dementsprechend komplett virtuell. Das hat sehr gut funktioniert, weil die Teamstrukturen sowohl seitens itdesign als auch bei uns intern so waren, dass alle proaktiv mitgemacht haben. Das zeigt sich schon allein daran, dass wir die Implementierung von Clarity in der geplanten Zeit durchführen konnten.

Außerdem mussten wir verschiedene Unternehmungen der REHAU Group mit unterschiedlichen Strukturen und Anforderungen unter einen Hut bringen, vor allem REHAU Industries und Meraxis.

Letztendlich mussten wir auch unsere zum Teil komplexen internen Strukturen irgendwie mit dem neuen Konstrukt Clarity in Verbindung bringen, sodass die unbedingt benötigten Funktionalitäten tatsächlich auch sichergestellt werden können.

Um so ein komplett neues Tool erfolgreich einführen zu können, sind die Erfolgsfaktoren klares Ziel, gute Kommunikation einschließlich Schulung am Ende, fundierte Projektplanung, Fachexpertise, Stringenz und Spaß am Projekt unerlässlich.

Die Methodik eines Proof of Concepts ist letztendlich die Sicherstellung, dass man nicht die Katze im Sack kauft, sondern es war für uns wichtig, vorher und in einer sehr frühen Projektphase sicherzustellen, dass Clarity all das bietet, was wir brauchen. 

Während der Implementierung haben wir uns von itdesign leiten lassen. Das hat sich auch als positiv herausgestellt, weil die Kollegen einfach sehr zuverlässig sind, weil sie wissen, wovon sie sprechen und weil sie einfach auch eine Freude an den Tag legen mit dem, was sie tagtäglich tun. 

Die beiden Schwesterfirmen REHAU Industries und Meraxis sind zwei komplett unterschiedliche Bereiche. Natürlich haben wir im Bereich Projektmanagement viele Gemeinsamkeiten, aber es gibt eben auch an der einen oder anderen Stelle unterschiedliche Aspekte, Herangehensweisen und Sichtweisen.  

Der Zuwachs im Projektteam durch den Bereich Meraxis war dennoch absolut kein Problem, weil wir über die individuellen Anpassungsmöglichkeiten von Clarity (z. B. über Blueprints und Templates) die zum Teil unterschiedlichen Belange problemlos umsetzen konnten.

Die Aufgliederung des Projektziels in relativ kleine Bestandteile, also Sprints bzw. Phasen, war sehr sinnvoll, weil man so themenfokussiert an die Umsetzung und Abarbeitung gehen konnte und sich nicht in diesem großen Ganzen verloren hat. Am Ende hat es dazu geführt, dass wir auf sehr schnellem Weg genau so mit einer Erstausführung von Clarity gestartet sind, wie wir es für uns brauchten. 

Um die Implementierung von Clarity abzurunden, war es natürlich notwendig, unsere internen Mitarbeiter entsprechend zu informieren und zu schulen.  

Diese Schulung hat bei uns anhand von zweistündigen Präsentationen stattgefunden. Angereichert wurde dies durch kurze, selbst erstellte Trainingsvideos, in denen die Funktionalitäten des Systems fokussiert erklärt wurden. Das Verteilen dieser internen Schulungsvideos erfolgte über unser Intranet über die PMO Daily Seite, wie wir das nennen.  

Die hohe Akzeptanz von Clarity konnte letztendlich auch dadurch entstehen, dass wir wöchentliche Q&A-Sessions etabliert haben, in die sich die Kollegen ganz konkret mit ihren Problemen einwählen können, die wir dann ad-hoc versuchen zu lösen. 

Also grundsätzlich mussten wir schon feststellen — das war für uns auch durchaus neu — dass Sachen sich viel einfacher dargestellt haben, als wir von unserem eigenen Lastenheft heraus erwartet hätten. Ich nenne da einfach mal die Risikoanalyse: Dieses Modul Risk Management in Clarity ist sehr einfach, intuitiv zu bedienen. Wir sind mit unserer alten Struktur draufgegangen. Letztendlich ein hochkomplexes Format. Und hier hat uns Clarity letztendlich auch dabei geholfen, einfacher zu werden. 

Clarity und itdesign haben so also auch einen Beitrag dazu geleistet, uns selbst weiterzuentwickeln und Best Practice-Ansätze, Einflüsse und Vorschläge von außen in die eigene Unternehmung mit reinzubringen. 

Im Bereich Projekte ist es eine Muss-Software. Also alles, was Projektcharakter hat in REHAU Industries und Meraxis, muss in Clarity angelegt werden und dokumentiert und gemanagt werden. 

Dazu gehören auch Themen wie Risikoanalysen, Risiko- und Problemmanagement sowie Transparenz über Finance, wichtige Kennzahlen und Business Cases. All diese Funktionen werden über die entsprechenden Module in Clarity überhaupt erst möglich gemacht. 

Die vollumfängliche Projektmanagement-Funktion. Alles an einem Platz. Clarity bedeutet für mich: Projektmanagement einfach gemacht.  

Die Kollegen arbeiten sehr gerne damit, und zwar nicht nur die Projektleiter, sondern auch die Projektmitarbeiter. Für die ist es ein echter Mehrwert durch die volle Transparenz und auch durch dieses All-in-one-System. Und auch die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, die letztendlich auch einen Beitrag leistet, dass das Projektteam an Proaktivität gewinnt und letztendlich diese Selbstorganisation gerade in agilen Projekten, dass das wirklich an Drive und an Fahrt gewinnt.

Die Revisionssicherheit der Projekte wird in Clarity dahingehend unterstützt, dass alle Projektmanagement- Praktiken an einem Ort zu finden sind und dadurch dokumentiert werden.  

Die Nachvollziehbarkeit von Projekten ist deswegen wichtig, um Erfahrungen zu sammeln und Verbesserungen für Folgeprojekte einleiten zu können. Aber gerade auch wenn es um kritische Produktentwicklungen geht, wo Gefahr für Leib und Leben herrscht, muss zu jeder Zeit nachvollziehbar sein, was im Projektmanagement gemacht wurde. Und das wird durch Clarity massiv unterstützt. 

Bezüglich Schnittstellen haben wir zwei wesentliche im Einsatz. Über die Schnittstelle hin zu SAP ist es möglich, die angelaufenen Kosten tagesaktuell in Clarity hochzuladen. Das gibt dem Projektleiter jederzeit die Möglichkeit, die angelaufenen mit den budgetierten Kosten zu vergleichen. 

Und der zweite wichtige Aspekt ist die Schnittstelle hin zu unserem IAM: Durch die Schnittstelle wird sichergestellt, dass wir die unterschiedlichen Anforderungen in Bezug auf Datenschutz von internen versus externe Mitarbeiter ganz klar definieren können und somit auch keinen Konflikt mit rechtlichen Vorgaben bekommen. 

*IAM = Identity & Access Management  

Die automatische Rechtevergabe in Clarity stellt sicher, dass die entsprechenden Personen alle für sie relevanten Rollen bekommen. So wird gleichzeitig sichergestellt, dass wir Personen keine Berechtigungen geben, die sie eigentlich nicht haben dürfen oder sollen.  

Eine automatische Vergabe von Rechten ist schneller und verlässlicher, als wenn wir dafür extra Personen abstellen müssten, die das per Hand machen. Außerdem können wir so fokussiert und bedarfsbezogen unser Lizenzmodell ausarbeiten und die Lizenzmengen in einem gewissen Rahmen halten. Das bedeutet im Endeffekt Kosteneinsparung. 

Mit itdesign als Premiumpartner von Broadcom sind wir natürlich davon ausgegangen, dass es ein erfolgreiches Projekt wird. Das hat sich letztendlich auch bestätigt. Schon nach den ersten Kennenlernterminen und dem Proof of Concept war klar, dass wir mit euch definitiv die Einführung weiter betreiben wollen. 

Ich würde die Einführung von Clarity jederzeit wieder mit den Kollegen von itdesign machen. Es hat sich definitiv gelohnt und hat auch Spaß gemacht. Und der Erfolg zeigt einfach, dass es genau die richtige Software, der richtige Ansatz und das richtige Team war.