Clarity bei der Zollner Elektronik AG

Erfolgsgeschichten

Im Interview: Multiprojekt­management mit Clarity bei der Zollner Elektronik AG

Im Interview mit Josef Zellner erfahren Sie, wie Clarity das Unternehmen bereichsübergreifend dabei unterstützt, Projekte für Kunden aus unterschiedlichen Branchen digital zu planen und umzusetzen.

24. Oktober 2022

Clarity, Kunde

Zusammenfassung

Hier erhalten Sie die wichtigsten Informationen dieser Success Story in aller Kürze zum Download.

Unser Interviewpartner stellt sich vor

Hallo Herr Zellner! Erzählen Sie uns doch kurz etwas über sich und Ihre Berührungspunkte mit Clarity.

Mein Name ist Josef Zellner. Im Unternehmen bin ich seit 2004. Angefangen habe ich in der IT, 2016 bin ich dann in den Bereich Project Portfolio Management gewechselt. Dort bin ich heute verantwortlich für den Auf- und Ausbau des Multiprojektmanagements im Unternehmen.

2016 haben wir damit begonnen, den Rahmen für das Multiprojektmanagement zu schaffen und eine Softwarelösung zu finden, die uns bei der systemgestützten Abbildung der Prozesse und Abläufe dahingehend unterstützen kann. Im Rahmen eines Software-Auswahlprojekts fiel damals die Entscheidung aufgrund des erzielten Scoring-Wertes im Assessment und hinterlassenen Gesamteindrucks beim Projektteam auf das Produkt Clarity und den Einführungspartner itdesign.

Josef Zellner, Zollner Elektronik AG
Josef Zellner, Director Multi Project Management

Nutzung und Mehrwert von Clarity

Was waren die konkreten Herausforderungen, die Sie dazu bewegt haben, ein Tool wie Clarity einzuführen?

Das übergeordnete Ziel des Multiprojektmanagements ist es, einen klaren Überblick über alle Projekte im Unternehmen zu bekommen. Ziel war es außerdem, Vorhaben zielgerichtet und effizient umsetzen zu können und damit einen Mehrwert für unsere Kunden zu erzielen.

In unserem früheren Projektmanagementprozess haben wir uns noch sehr auf Programme wie Excel, Word und MS Project gestützt. Die einzelnen Dateien waren dementsprechend in verschiedenen Dateisystemen verteilt. Wir wollten ein einheitliches Tool, das als zentraler Single Point of Truth fungiert und in dem Informationen rund um das Projekt gesammelt, gepflegt und jederzeit ausgewertet werden können.

Außerdem brauchten wir eine Software, die einen bereichsübergreifenden und durchgängigen Prozess unterstützt: von der operativen Durchführung z. B. bei der Steuerung und dem Controlling einzelner Projekte, über Themen wie Ressourcen- und Projektportfoliomanagement bis hin zur strategischen Entscheidungsfindung, welche Projekte gestartet werden sollten oder nicht.

Warum haben Sie sich für Clarity entschieden? Was sind die konkreten Vorteile der Software?

Clarity ist ein sehr ausgereiftes Produkt, das per se ein sehr breites Funktionsspektrum mit sich bringt, gerade was das Thema Projektcontrolling betrifft. Zudem gibt es starke out-of-the-box-Funktionen für das Projektportfoliomanagement – ein Bereich, in dem andere Tools ihre Schwächen zeigten. Auch der ganze Themenbereich Automatisierung (z. B. durch Workflows) und System-Schnittstellen ist sehr wichtig für uns. Hier bildet Clarity durch die vorhandenen Anpassungsmöglichkeiten über Customizing oder Scripting eine wichtige Grundlage, um die Anforderungen dahingehend abzudecken.

Wir brauchten zudem eine branchenunabhängige Lösung, die den gesamten Projektmanagementprozess aus neutraler Sicht abbildet – unabhängig von der Art des Projekts. Wir haben ein sehr breites Projektspektrum, da wir als Auftragsfertiger keine eigenen Produkte haben und mit Kunden aus unterschiedlichsten Branchen zusammenarbeiten. Hinzu kommen unsere internen Vorhaben wie z. B. IT-, Bau- oder Organisationsprojekte. Das bringt verschiedenste Anforderungen und Normen mit sich, die jeweils erfüllt werden müssen. Clarity hat uns als Softwarelösung hier besonders überzeugt, da es auf die Abbildung des generischen Projektmanagementprozesses fokussiert ist, ohne dabei eine konkrete Branche in den Vordergrund zu stellen.

In welchen Bereichen wird Clarity im Unternehmen genutzt?

Clarity kommt bei uns standortübergreifend in allen Geschäfts- und Zentralbereichseinheiten und über die komplette Bandbreite hinweg zum Einsatz: ganz klassisch für die Abwicklung von Kundenprojekten, aber auch intern in unseren Zentralbereichen wie z. B. in der IT, im Engineering oder im HR.

Insbesondere in Bereichen, die sehr projektorientiert arbeiten, wird Clarity und das Funktionsspektrum darin intensiv genutzt.

Und wie wird Clarity im Unternehmen eingesetzt? Was sind beispielhafte Anwendungsfälle?

Wir nutzen die Lösung für die Steuerung aller Arten an Projekten – aller Größenordnungen und Komplexitätsstufen. Sogenannte Mini-Projekte werden genutzt, um mit den vorhandenen Funktionen und Schnittstellen möglichst effizient durch vordefinierte Templates Vorhaben zu starten und automatisierte Soll-Ist-Vergleiche von Aufwänden und Kosten durchführen zu können, ohne immer den gesamten Projektmanagementprozess durchlaufen zu müssen.

Wir verwenden Clarity aber auch intensiv für sehr komplexe Projekte, bei denen der volle Leistungsumfang inklusive Workflow-gestützter Phasenübergänge, detaillierte Projektplanungen mit Ermittlung des kritischen Pfades oder ein aktives Risiko- und Chancenmanagement zum Einsatz kommt. Durch die Zusatzimplementierung von Checklist-Items pro Projektart und -komplexität (gesteuert über Templates) wird zudem sicherstellt, dass die qualitativ notwendigen Prüfungen durchgeführt werden und auch nachvollziehbar sind.

Zollner Elektronik AG: Cost Trend Analyzer in Clarity
Der Cost Trend Analyzer zeigt automatisiert die aktuelle Kostensituation eines Projekts, gibt Auskunft über die Einhaltung des Budgets und liefert auch einen Forecast für die Zukunft.

Während der Einführungsphase hat sich in Teilbereichen zudem die Anforderung ergeben, ein Ressourcenmanagement zu etablieren, um als Vorteil daraus die Ressourcenverteilung in Projektvorhaben aktiv steuern zu können. Hier spielt das Add-on itd Advanced Resource Planning für uns eine wichtige Rolle – die Anwendungsfälle reichen hier von Personaleinsatzplanungen bis zu Kapazitätsreichweitenauswertungen.

Des Weiteren ist im Zuge der zunehmenden Digitalisierung geplant, die im MUX (Modern UX) neu verfügbaren Module „Hierarchy“ und „Roadmap“ für die transparente Darstellung der Verbindung von Projekten zu Strategie einzusetzen. So erhalten wir einen konsolidierten Status der Digitalisierungsvorhaben und können daraus wiederum zielgerichtet und zeitnah Maßnahmen ableiten.

Sinnvoller Ressourceneinsatz mit itd Advanced Resource Planning

Welcher Mehrwert ergibt sich aus der Nutzung des Add-ons itd Advanced Resource Planning?

Das Add-on itd Advanced Resource Planning ist für uns ein wichtiges Arbeitstool, um den Mitarbeitereinsatz in Projekten möglichst effizient zu steuern. Das Tool zeigt in einfacher Form auf, ob es im Team eine absehbare Über- oder Unterlast ergibt und die Kapazitäten ausreichen oder ob zusätzliche Ressourcen für das Projekt beschafft werden müssen.

Unterstützt wird dies durch eine automatisierte Abwesenheitsschnittstelle aus unserem HR-System, damit die netto verfügbare Arbeitszeit der Verplanung gegenübergestellt werden kann und damit möglichst genaue und zeitlich aktuelle Aussagen getroffen und Maßnahmen abgeleitet werden können.

Stellenwert von Clarity im Unternehmen

Welchen Stellenwert hat das Tool bei Ihnen im Unternehmen?

Clarity ist bei uns im Unternehmen mittlerweile ein Kernsystem für die Verwaltung, das Controlling und die Steuerung von Projekten und Projektportfolios und ergänzt unsere Applikationslandschaft dahingehend. Die gewonnenen Informationen aus dem System bieten zudem einen wichtigen Input für weitere Prozesse, wie z. B. die Geschäftsplanung, um die richtigen internen Projektvorhaben auszuwählen und zu priorisieren.

Clarity wird außerdem als Reporting-Instrument für die Management-Ebene verwendet und bietet hier einen einfachen und transparenten Überblick über die Projektlandschaft und den Status der einzelnen Vorhaben.

Tool-Implementierung: Ablauf und Erfolgsfaktoren

Sie haben sich für einen Proof of Concept (PoC) entschieden. Warum diese Entscheidung und inwiefern hat Sie dieser bei der Auswahl und Implementierung des Tools unterstützt?

Der wichtigste Grund für den PoC war, dass wir die Software und den Dienstleister vorab eingehend auf die Probe stellen konnten, um für uns wichtige Fragen, die sich zum damaligen Zeitpunkt gestellt haben, beantworten zu können: Kann Clarity unsere Prozesse optimal abbilden? Wie ist das Feedback aus den Bereichen in Bezug auf Usability? Wie gut ist die Beratungsleistung und die Performance von itdesign tatsächlich? Wie sehen Schnittstellenanbindungen zu anderen Systemen in der Praxis aus?

Für uns war der Proof of Concept eine wichtige vertrauensbildende Maßnahme, die aus meiner Sicht bei jeder größeren Software-Einführung unbedingt durchgeführt werden sollte.

Schlussendlich haben sich alle der am Prototyp beteiligten Bereiche für die Einführung ausgesprochen. Und auch die Zusammenarbeit mit itdesign hat sich als sehr positiv und werthaltig erwiesen. Während der Einführung stellte sich erfreulicherweise heraus, dass wir sehr viele implementierte Abläufe aus dem Proof of Concept-System auch in unsere Produktivimplementierung übernehmen konnten.

Proof of Concept

Zeit und Geld sparen, Risiken minimieren und eine fundierte Basis für die Entscheidung haben – der Proof of Concept (PoC) ist unsere Empfehlung für Ihre Software­auswahl.

Mehr erfahren

Wie gelingt es, den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Bereiche gerecht zu werden?

Unser Kernfokus in der Rollout-Phase war, dass wir die unterschiedlichen Prozessanforderungen, Spezifika und Termini der verschiedenen Geschäfts- und Zentralbereiche bestmöglich abbilden können. Wir haben uns daher bewusst für einen bereichsspezifischen Rollout entschieden, sodass wir einerseits die verschiedenen Anforderungen der Bereiche verstehen und andererseits eine maßgeschneiderte Lösung in Anlehnung an unseren Projektmanagement-Prozess in Clarity finden konnten.

Die Bandbreite an Funktionen und die Flexibilität in Clarity ist aus meiner Sicht dahingehend ein sehr großer Vorteil. Nur so konnten wir die Lösung optimal auf die jeweiligen Bedürfnisse der Bereiche anpassen.

Was würden Sie sagen, waren die Erfolgsfaktoren bei der Implementierung?

Ausschlaggebend war neben der technisch guten Grundbasis des Systems meiner Meinung nach ein kompetentes, engagiertes und konstantes Projektteam ― auf Seiten itdesign als auch in unserem Unternehmen. So konnte beidseitig ein Verständnis und Know-how aufgebaut werden, um die Herausforderungen, die sich aus den spezifischen Anforderungen der Bereiche ergeben haben, zu meistern. Hier hat sich im Laufe der Zeit ein sehr enges und vertrautes Verhältnis entwickelt, das uns sehr bei einer effizienten Projektarbeit unterstützt.

Sehr geholfen hat uns hier auch das agile Vorgehen zusammen mit itdesign, bei dem zwar die Eckpunkte zu Beginn des Projektes festgelegt wurden, die Ausprägung, Detaillierung und Umsetzung jedoch erst in den jeweiligen Sprints erfolgte.

Partnerschaftliches Miteinander mit itdesign

Warum haben Sie sich für itdesign entschieden? Was ist die Grundlage für die gute Zusammenarbeit?

Ein entscheidender Faktor war der Beratungsansatz von itdesign. Insbesondere auf technischer Ebene haben wir einen lösungsorientierten Partner gesucht (und gefunden), der uns die verschiedenen Möglichkeiten mitsamt den dazugehörigen Risiken und Chancen aufzeigen kann. Wir wollten daher keinen reinen Umsetzer, sondern einen Partner, der verschiedene Optionen gegeneinander abwägen kann und Empfehlungen abgibt. Nicht nur in dieser Hinsicht hat uns itdesign auf ganzer Linie überzeugt.

Neben der Eigenschaft des sehr breiten technischen Know-hows durfte ich die Mitarbeiter von itdesign zudem als sehr offene und ehrliche Persönlichkeiten kennenlernen ― vom Entwickler bis zur Geschäftsführung. Dies zeigt sich auch in unseren jährlich stattfindenden Strategiemeetings zusammen mit itdesign, in dem wir in einer angenehm offenen Atmosphäre gegenseitig auch kritische Themenstellungen und Entwicklungen auf Management-Ebene zielgerichtet und lösungsorientiert besprechen können und die vereinbarten Punkte auch angegangen werden.

Aus meiner Sicht ist itdesign ein sehr professioneller Partner, der pragmatisch und lösungsorientiert an Themen herangeht und auch das notwendige Quäntchen Leidenschaft für die Projekte mitbringt.

Vielen Dank für das freundliche Interview, Herr Zellner! Die Schlussworte können wir nur so zurückgeben und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

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Die Success Story auf einen Blick

Success Story der Zollner Elektronik AG mit Clarity und itdesign

Bereichsübergreifendes Multiprojektmanagement in Clarity, Vorteile eines Proof of Concepts und das Geheimnis eines erfolgreichen Projektteams: die Erfolgsgeschichte von Zollner auf einen Blick.

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itdesign Kunde Zollner Elektronik AG

Zollner Elektronik AG

Das Familienunternehmen mit Sitz in Zandt ist Europas Marktführer im Bereich Electronics Manufacturing Services. 1965 gegründet, hat es sich durch organisches Wachstum zum Global Player mit rund 12.000 Mitarbeitern und 23 Standorten weltweit entwickelt.

Ihr Angebot an Electronics Manufacturing Services (EMS) umfasst den kompletten Produktlebenszyklus: Entwicklung, Beratung, Produktion, Supply-Chain-Management und After-Sales-Service. Zu ihren Kunden, die aus neun verschiedenen Branchen kommen, zählen globale Spitzenunternehmen genauso wie kleine und mittlere Betriebe. Durch organisches Wachstum hat sich die Zollner Elektronik AG unter den weltweiten Top 15 der EMS-Dienstleister etabliert.

  • Mechatronikdienstleister
  • Rund 12.000 Mitarbeitende
  • Firmensitz in Zandt (Bayern)
  • 1965 gegründet
  • 23 Standorte weltweit
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Anna Haußmann

Marketing Managerin Clarity

+49 7071 3667 60
ppm@itdesign.de

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