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Best Practice Software-Auswahl: Proof of Concept statt Ausschreibung

Sechs Gründe, warum Sie Ihre PPM-Software vor der Einführung einem echten Praxistest unterziehen sollten

28. April 2020

Auswahl & Einführung

Inhalt

Sie sind gerade dabei, eine PPM-Software auszuwählen? Dann kennen Sie das bestimmt: Auswahl und Einführung sollen schnell und möglichst günstig verlaufen. Am Ende soll aber auch das Ergebnis stimmen und die Software perfekt zu Ihrem Unternehmen passen.

So weit so gut. Die Anforderungen haben Sie vermutlich schon in einem Katalog definiert – oder Sie sind gerade dabei, diese von verschiedenen Stakeholdern zu sammeln. Möglicherweise haben Sie schon nach bestimmten PPM-Tools oder Anbietern recherchiert und bereits einige in die engere Auswahl genommen.

An dieser Stelle wird es nun konkreter. Bestimmt haben Sie sich schon mindestens eine dieser Fragen gestellt:

  • Wie lange dauert es, bis wir die Software effektiv nutzen können?
  • Mit welchen Kosten müssen wir rechnen?
  • Wie schaffen wir es, dass am Ende unsere individuellen Anforderungen in der Software abgebildet werden?
  • Wie identifizieren wir die Software und den Anbieter, die wirklich zu unserem Unternehmen passen?

Wenn Ihnen diese Fragen bekannt vorkommen, sollten Sie an dieser Stelle weiterlesen. Vielleicht können wir Sie ja mit unserer Antwort überraschen.

Ausschreibungen: Die klassische Methode zur Auswahl einer komplexen Software – aber auch die beste?

Zunächst einmal zu dem, was Sie schon wissen: Viele Unternehmen entscheiden sich bei umfangreichen Software-Einführungsprojekten dafür, vorab eine Ausschreibung durchzuführen, um festzustellen a) welches Tool das richtige ist und b) mit welchem Anbieter sie in Zukunft zusammenarbeiten wollen.

Möglicherweise haben Sie auch schon mit diesem Gedanken gespielt oder es steht sogar als nächster Schritt auf Ihrer To-do-Liste. Wenn dem so ist, laden wir Sie ein, dieses Vorhaben noch einmal zu hinterfragen, denn unsere Erfahrung besagt: Es gibt eine bessere Lösung.

Weshalb wir das glauben? Seit vielen Jahren beobachten wir, dass Ausschreibungen den Kunden am Ende nicht das bringen, was sie sich versprechen: eine Software, die optimal zu ihren Bedürfnissen passt sowie einen zuverlässigen und kompetenten Partner.

Warum Sie mit einer Ausschreibung nicht bekommen, was Sie brauchen

Ausschreibungen dauern lange und kosten sehr viel Geld

Ihre Entscheidung für Tool und Anbieter basiert auf einem theoretischen Bewertungsverfahren, das mehrere Monate oder sogar Jahre dauern kann. Am Ende investieren Sie daher in Lizenzen, bevor Sie und Ihre Anwender*innen ausführliche praktische Erfahrungen mit der Software sammeln konnten.

Sie können sich nie sicher sein, dass die Software wirklich zu Ihrem Unternehmen passt

Als Kunde haben Sie das System im Voraus nur kurz und eher oberflächlich getestet. Meist wird die Software vom Anbieter in Websessions oder Live Demos vorgeführt. Die Usability und die Passgenauigkeit auf Ihre speziellen Anforderungen werden dadurch nur theoretisch abgefragt.

Eine Ausschreibung scheint zwar auf objektiven Bewertungskriterien zu beruhen und suggeriert eine hohe Entscheidungsqualität. Möglicherweise liegen aber nur wenige Punkte zwischen den einzelnen Kandidaten und eine kleine Änderung Ihres Bewertungssystems könnte ein anderes Ergebnis bringen. Das eigene Bauchgefühl wird dabei oft vernachlässigt.

Der Anbieter muss sich noch nicht in der Praxis beweisen

Bei dieser Art der Software-Auswahl binden Sie sich bereits früh an einen bestimmten Partner bevor Sie ihn live und „in Action“ gesehen haben. Außerdem lernen Sie lediglich die Vertriebsmitarbeiter*innen des Anbieters kennen, nicht jedoch das Team, mit dem Sie die Implementierung und das gemeinsame Projekt später durchführen.

Die Chancen einer Fehlentscheidung und somit einer Fehlinvestition stehen relativ hoch. Glücklicherweise gibt es eine andere Option. Sie müssen also gar nicht die Katze im Sack kaufen.

Die Alternative: Praxistest mit einem Proof of Concept (PoC) statt theoriebasierter Ausschreibung

Unsere Erfahrungen und vor allem die Erfahrungen unserer Kunden haben uns gezeigt, dass ein Proof of Concept die bessere Alternative zur Ausschreibung ist. Mit einem PoC haben Sie die Möglichkeit, Ihre Wunsch-Software frühzeitig und in der Praxis zu testen sowie den Anbieter kennenzulernen. Damit schaffen Sie eine stabilere Basis für die finale Entscheidung.

So funktioniert moderne Software-Auswahl mit dem Proof of Concept

Im Zuge der Auswahl einer komplexen PPM-Software sieht ein PoC idealerweise so aus: Zuerst sollte der Anbieter Ihres Wunsch-Systems mit Ihnen einen Anforderungsworkshop (Scoping Workshop) durchführen. So kann er Ihre Anforderungen kennenlernen.

Dann setzt der Anbieter einen funktionalen Prototyp der Software auf. Dabei kann er bereits auf Ihre individuellen Anforderungen eingehen, damit Sie seine Lösungsansätze in der Praxis testen können. Der Test des Prototyps dauert – je nach Bedarf – wenige Wochen bis hin zu mehreren Monaten und erfolgt mit Ihren eigenen Daten und Use Cases.

Der Anbieter muss somit in der Praxis beweisen, dass die Software Ihre individuellen Anforderungen erfüllen kann. Gleichzeitig muss er zeigen, dass er als Partner in der Lage ist, diese zu verstehen und zu implementieren. Einfach gesagt: Es reicht nicht, ein hübsches Demo-Set zu präsentieren und einen Anforderungskatalog in Excel auszufüllen.

Neben der technischen und fachlichen Absicherung war der Proof of Concept auch internes Marketing für Clarity: So konnten wir das Tool bei den zukünftigen Nutzern früh greifbar machen und die Hemmschwelle für die Verwendung einer neuen Software verringern.

TeamBank AG

Lucas Klein, Organisationsmanager im Bereich Digitale Effizienz

Der wichtigste Grund für den PoC war, dass wir die Software und den Dienstleister vorab eingehend auf die Probe stellen konnten, um für uns wichtige Fragen, die sich zum damaligen Zeitpunkt gestellt haben, beantworten zu können. Für uns war der Proof of Concept eine wichtige vertrauensbildende Maßnahme.

Zollner Elektronik AG

Josef Zellner, Director Multi Project Management

Erst nach dem PoC treffen Sie die finale Entscheidung

Option 1: Sie entscheiden sich für die Software.

  • Wenn Sie sich am Ende der Testphase für das Tool entscheiden, können jegliche Arbeitsergebnisse aus dem PoC als Startpunkt für die eigentliche Implementierung genutzt werden. Sie fangen also mit der Einführung später nicht bei null an, sondern bauen auf dem Entwicklungsstand der PoC-Phase auf.

Option 2: Sie entscheiden sich gegen die Software.

  • Sollten Sie feststellen, dass das Tool nicht das richtige ist, können Sie sich nach einem PoC immer noch dagegen entscheiden, ohne dass Sie bereits in Lizenzen investiert haben. Sie haben dann nicht Monate oder Jahre verschwendet, bevor Sie zu dieser Erkenntnis gelangt sind. Außerdem wissen Sie nach dieser Erfahrung noch genauer, was Sie brauchen (und was nicht).

Sechs Gründe, warum sich ein Proof of Concept in jedem Fall lohnt

1. Zeit und Kosten sparen

Wie bei einer Ausschreibung kommen Sie auch bei einem PoC nicht um die Recherche nach möglichen Tools und Anbietern herum. Sie haben aber die Wahl, ob Sie nur einen PoC mit einem Anbieter (und einer Software) oder gleich mehrere PoCs durchführen wollen.

Bei einer komplexen Projekt- und Portfoliomanagement-Software wie Clarity PPM empfehlen wir, ein bis sechs Monate einzuplanen, je nach Komplexität und Umfang Ihrer Anforderungen. Sie erhalten schnell einen funktionalen Prototyp, mit dem Ihre Anwender*innen probeweise arbeiten können. Im Anschluss an diese intensive Phase haben Sie ein sehr klares Bild davon, ob die Software wirklich zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.

Außerdem können Sie zeitnah eine fundierte Entscheidung treffen. Auch falls Sie feststellen, dass die Software oder der Implementierungspartner nicht passen, gelangen Sie frühzeitig zu dieser Erkenntnis und nicht erst nach der abgeschlossenen Implementierung, wenn bereits alle Investitionen getätigt sind.

2. Individuelle Anforderungen selbst testen

Anhand Ihres eigenen Prototyps werden Ihre Use Cases und Prozesse abgebildet, sodass Sie und Ihre Anwender*innen direkt damit arbeiten können.

In schnellen Iterationen werden Anforderungen umgesetzt, der Anbieter liefert aus, und Sie können sofort anfangen zu testen. So stellen Sie selbst sicher, dass das Tool wirklich zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt und der Partner Sie optimal dabei unterstützen kann, diese in der Software abzubilden.

3. Best Practice-Erfahrung für Ihre Prozesse nutzen

Sie müssen nicht das Rad neu erfinden: In einer umfangreichen Business-Software wie Clarity PPM stecken meist schon viele Prozesse und Use Cases. Zwar ist jedes Unternehmen einzigartig und bringt individuelle Anforderungen mit – vieles hat aber auch glücklicherweise schon mal jemand vor Ihnen gemacht.

Indem Sie die Standardfunktionalitäten testen, holen Sie sich Inspiration für Ihre eigenen Prozesse. Wenn Sie feststellen, dass die bereits vorhandenen Funktionalitäten nicht ausreichend sein sollten, haben Sie die Möglichkeit, das Tool an Ihre Prozesse anzupassen und individuelle Konfigurationen vorzunehmen.

Zusätzlich profitieren Sie von der Erfahrung des Anbieters. Gerade wenn Sie erst dabei sind, Ihre Prozesse zu definieren, kann Ihnen Ihr Partner wertvolle Best Practice-Tipps geben und zeigen, „wie andere es machen“.

4. Lizenzkauf aufschieben und Risiko minimieren

Bei der Auswahl und Einführung von Software ist heute Geschwindigkeit gefragt. Unternehmen wollen nicht monate- oder jahrelang eine Software für eine Vielzahl von User*innen implementieren, nur um im Nachhinein festzustellen, dass Sie die falsche Entscheidung getroffen haben.

Mit einem PoC kaufen Sie nicht die sprichwörtliche Katze im Sack. Bevor Sie sich endgültig für die Software entscheiden und Lizenzen erwerben, testen Sie diese anhand Ihres Prototyps ausführlich.

Nicht nur die Software, auch der Anbieter muss sich in der Praxis beweisen. Ob er hält, was er verspricht, finden Sie während des PoC heraus. So wird früh klar, ob eine gemeinsame Zusammenarbeit für Sie zukünftig in Frage kommt.

Sie müssen sich also noch nicht final auf die Software oder den Anbieter festlegen und große Investitionen tätigen. Damit minimieren Sie das Risiko einer möglichen Fehlinvestition deutlich.

5. Fundierte Entscheidungsgrundlage schaffen

Der PoC bietet Ihnen die Chance, Entscheidungsbefugte im Auswahlprozess frühzeitig mit ins Boot zu holen. Wichtige Themen für die Geschäftsleitung, Vorstände und andere Interessensgruppen können Sie während der Testphase bereits im System abbilden.

Wie würde Ihr Management beispielsweise reagieren, wenn Sie bereits erste Reports erstellen und vorzeigen können? Oder, wenn Sie das System direkt live vorführen – und zwar so wie es bei Ihnen tatsächlich aussehen könnte?

Auch Ihre Anwenderinnen und Anwender binden Sie somit eng ein und starten schon von Anfang an erfolgreich in den Change-Prozess. Indem Sie die tatsächlichen Anforderungen abbilden, schaffen Sie Akzeptanz und Mehrwert.

Das gibt nicht nur Ihnen, sondern auch allen anderen Beteiligten ein gutes Gefühl, aber vor allem eine stabile Grundlage für die Entscheidung – Sie haben ja schon gesehen, dass es funktioniert.

6. Basis für die spätere Implementierung gewinnen

Das schöne Extra: Wenn Sie sich im Anschluss für die Software entscheiden, hat sich die investierte Zeit nicht nur gelohnt, weil Sie eine informierte Entscheidung treffen konnten. „Ganz nebenbei“ haben Sie auch schon einen Teil der Implementierung hinter sich gebracht. Denn alles, was während des PoC entwickelt und angepasst wird, kann später als Basis für die weitere Software-Einführung genutzt werden.

Und jetzt? Ihre nächsten Schritte zur Auswahl der passenden PPM-Software

  • Definieren Sie die wichtigsten Anforderungen und Use Cases, die Sie mit einem Prototyp testen wollen. Finden Sie die relevanten Personen und Interessensgruppen, die Sie dabei unterstützen.
  • Nutzen Sie die oben genannten Vorteile und Argumente, um Entscheidungsbefugte von einem Proof of Concept bei Ihrer Software-Auswahl zu überzeugen.
  • Sparen Sie sich die Zeit für eine umfangreiche Ausschreibung. Recherchieren Sie nach Anbietern und Tools und wählen Sie Ihre(n) Favoriten aus.
  • Sprechen Sie Ihre(n) Wunschanbieter an und fragen Sie, ob er bereit ist, einen PoC mit Ihnen durchzuführen.
  • Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen zum Ablauf eines Proof of Concept haben, oder mehr über unsere Best Practices erfahren wollen.

Wir freuen uns auf Ihre Fragen

Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie ein Proof of Concept mit Clarity PPM und itdesign konkret aussieht. Wir teilen gerne unsere Erfahrungen und Best Practices mit Ihnen.

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FAQ – Fragen, die Sie sich vielleicht noch stellen

Was, wenn wir schon mitten im Ausschreibungsprozess stecken?

Unsere Empfehlung: Führen Sie wenigstens einen kurzen Proof of Concept mit Ihrem Favoriten durch. Pausieren Sie den Ausschreibungsprozess für wenige Wochen und prüfen Sie in dieser Zeit, wie sich Ihre Wunsch-Software sowie der Anbieter im Praxistest machen.

Können wir einen PoC mit mehreren Anbietern durchführen?

Selbstverständlich können Sie auch einen Proof of Concept mit mehreren Anbietern und Softwares durchführen. Wie sinnvoll dies ist und welchen Ablauf Sie dabei beachten sollten, muss im Einzelfall entschieden werden. Relevante Kriterien sind dann beispielsweise, wie viel Zeit und Budget Ihrem Unternehmen für die Durchführung verschiedener PoCs zur Verfügung steht.

Gibt es auch Nachteile bei einem PoC?

Verfechterinnen und Verfechter der Ausschreibung stellen gerne die Objektivität der finalen Entscheidung nach einem PoC in Frage. Da Sie von Anfang an eng mit dem Implementierungsteam des Anbieters zusammenarbeiten, entstehen Sympathien. Man lernt sich gegenseitig kennen und schätzen. Unsere Erfahrung besagt allerdings, dass genau dieser Aspekt einer der unschlagbaren Mehrwerte des PoC ist. Sie bewerten die Software und den Anbieter nach wie vor anhand neutraler Kriterien, erfahren aber zusätzlich, ob Sie auch auf zwischenmenschlicher Ebene zusammenarbeiten können. Ein oft vergessener, aber essentieller Erfolgsfaktor für eine Software-Einführung.

Warum empfehlen nicht alle Anbieter einen PoC?

Bei der Durchführung eines PoC muss der Anbieter sehr selbstbewusst gegenüber seinem Produkt und seiner Leistung als Partner sein. Es reicht nicht aus, ein überzeugendes Vertriebsteam zu haben. Auch die fachlichen und technischen Ansprechpersonen müssen liefern. Erfahrung ist hier einer der wichtigsten Faktoren: Ihr Anbieter muss wirklich wissen, was er tut. Auch eventuelle Schwachstellen der Software treten bei einem Proof of Concept zutage und können nicht kaschiert oder beschönigt werden.

Wie überzeuge ich meine Vorgesetzten von einem PoC?

Nutzen Sie die genannten sechs Vorteile als Argumente, um Vorgesetzte, Entscheidungsbefugte und andere Interessensgruppen von einem Proof of Concept zu überzeugen. Für weitere Unterstützung oder konkrete Anliegen stehen wir auch gerne persönlich zur Verfügung.

Der Artikel in wenigen Worten

  • Die Auswahl und Einführung einer vollumfänglichen Software für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) ist ein komplexer Prozess. Dieser soll einerseits möglichst schnell und kostengünstig verlaufen, andererseits aber auch perfekt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens eingehen.
  • Viele Unternehmen entscheiden sich für eine Ausschreibung, um die passende Software und den richtigen Partner auszuwählen. Diese ist aber in der Regel zeit- und kostenintensiv. Entscheidungen werden auf Basis von komplexen Bewertungskriterien und Punktesystemen getroffen. Die Software selbst wird, wenn überhaupt, nur oberflächlich im Standard getestet. Daher laufen Sie Gefahr, eine große Investition zu tätigen, ohne sicher zu sein, dass die Software und der Anbieter wirklich zu Ihrem Unternehmen passen.
  • Ein Proof of Concept (PoC) als Prototyp der Software ist die Alternative zur Ausschreibung. So testen Sie die Software anhand Ihrer individuellen Anforderungen, bevor Sie in Lizenzen investieren und sich an einen Anbieter binden. Dadurch sparen Sie Zeit und Geld, minimieren Ihr Risiko und bilden eine fundierte Basis für Ihre Entscheidung. Den Prototyp können Sie anschließend als Ausgangspunkt für die weitere Implementierung nutzen.

In vier Schritten zu Ihrer PPM-Software

Lernen Sie die Software bei einer Websession kennen (1). Ihre Anforderungen gleichen wir mit der passenden PPM-Software ab (2) und testen sie (3). Bei der Einführung (4) nutzen wir unsere bewährte Methodik.

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Der Proof of Concept im Praxistest der TeamBank AG

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Felix Zwießele

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