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Teil 1: Best Practice Software-Auswahl: Proof of Concept statt Ausschreibung

Warum Sie mit einer Ausschreibung nicht bekommen, was Sie brauchen (Teil 1)

28.04.2020

Auswahl & Einführung

Die passende Software und den richtigen Partner finden: Keine leichte Aufgabe

Sie sind gerade dabei, eine PPM-Software auszuwählen? Dann kennen Sie das bestimmt: Auswahl und Einführung sollen schnell und möglichst günstig verlaufen. Am Ende soll aber auch das Ergebnis stimmen und die Software perfekt zu Ihrem Unternehmen passen.

So weit so gut. Die Anforderungen haben Sie vermutlich schon in einem Katalog definiert – oder Sie sind gerade dabei, diese von verschiedenen Stakeholdern zu sammeln. Möglicherweise haben Sie schon nach bestimmten PPM-Tools oder Anbietern recherchiert und bereits einige in die engere Auswahl genommen.

An dieser Stelle wird es nun konkreter. Bestimmt haben Sie sich schon mindestens eine dieser Fragen gestellt:

  • Wie lange dauert es, bis wir die Software effektiv nutzen können?
  • Mit welchen Kosten müssen wir rechnen?
  • Wie schaffen wir es, dass am Ende unsere individuellen Anforderungen in der Software abgebildet werden?
  • Wie identifizieren wir die Software und den Anbieter, die wirklich zu unserem Unternehmen passen?

Wenn Ihnen diese Fragen bekannt vorkommen, sollten Sie an dieser Stelle weiterlesen. Vielleicht können wir Sie ja mit unserer Antwort überraschen.

Ausschreibungen: Die klassische Methode zur Auswahl einer komplexen Software – aber auch die beste?

Zunächst einmal zu dem, was Sie schon wissen: Viele Unternehmen entscheiden sich bei umfangreichen Software-Einführungsprojekten dafür, vorab eine Ausschreibung durchzuführen, um festzustellen a) welches Tool das richtige ist und b) mit welchem Anbieter sie in Zukunft zusammenarbeiten wollen.

Möglicherweise haben Sie auch schon mit diesem Gedanken gespielt oder es steht sogar als nächster Schritt auf Ihrer To-do-Liste. Wenn dem so ist, laden wir Sie ein, dieses Vorhaben noch einmal zu hinterfragen, denn unsere Erfahrung besagt: Es gibt eine bessere Lösung.

Weshalb wir das glauben? Seit vielen Jahren beobachten wir, dass Ausschreibungen den Kunden am Ende nicht das bringen, was sie sich versprechen: eine Software, die optimal zu ihren Bedürfnissen passt sowie einen zuverlässigen und kompetenten Partner.

Warum Sie mit einer Ausschreibung nicht bekommen, was Sie brauchen

Ausschreibungen dauern lange und kosten sehr viel Geld

Ihre Entscheidung für Tool und Anbieter basiert auf einem theoretischen Bewertungsverfahren, das mehrere Monate oder sogar Jahre dauern kann. Am Ende investieren Sie daher in Lizenzen, bevor Sie und Ihre Anwender ausführliche praktische Erfahrungen mit der Software sammeln konnten.

Sie können sich nie sicher sein, dass die Software wirklich zu Ihrem Unternehmen passt

Als Kunde haben Sie das System im Voraus nur kurz und eher oberflächlich getestet. Meist wird die Software vom Anbieter in Websessions oder Live Demos vorgeführt. Die Usability und die Passgenauigkeit auf Ihre speziellen Anforderungen werden dadurch nur theoretisch abgefragt.

Eine Ausschreibung scheint zwar auf objektiven Bewertungskriterien zu beruhen und suggeriert eine hohe Entscheidungsqualität. Möglicherweise liegen aber nur wenige Punkte zwischen den einzelnen Kandidaten und eine kleine Änderung Ihres Bewertungssystems könnte ein anderes Ergebnis bringen. Das eigene Bauchgefühl wird dabei oft vernachlässigt.

Der Anbieter muss sich noch nicht in der Praxis beweisen

Bei dieser Art der Software-Auswahl binden Sie sich bereits früh an einen bestimmten Partner bevor Sie ihn live und „in Action“ gesehen haben. Außerdem lernen Sie lediglich die Vertriebsmitarbeiter des Anbieters kennen, nicht jedoch das Team, mit dem Sie die Implementierung und das gemeinsame Projekt später durchführen.

Die Chancen einer Fehlentscheidung und somit einer Fehlinvestition stehen also relativ hoch. Glücklicherweise gibt es eine andere Option. Sie müssen also gar nicht die Katze im Sack kaufen.

Die Alternative: Praxistest mit einem Proof of Concept (PoC) statt theoriebasierter Ausschreibung

Unsere Erfahrungen und vor allem die Erfahrungen unserer Kunden haben uns gezeigt, dass ein Proof of Concept die bessere Alternative zur Ausschreibung ist. Mit einem PoC haben Sie die Möglichkeit, Ihre Wunsch-Software frühzeitig und in der Praxis zu testen sowie den Anbieter kennenzulernen. Damit schaffen Sie eine stabilere Basis für die finale Entscheidung.

So funktioniert moderne Software-Auswahl mit dem Proof of Concept

Im Zuge der Auswahl einer komplexen PPM-Software sieht ein PoC idealerweise so aus: Zuerst sollte der Anbieter Ihres Wunsch-Systems mit Ihnen einen Anforderungsworkshop (Scoping Workshop) durchführen. So kann er Ihre Anforderungen kennenlernen.

Dann setzt der Anbieter einen funktionalen Prototyp der Software auf. Dabei kann er bereits auf Ihre individuellen Anforderungen eingehen, damit Sie seine Lösungsansätze in der Praxis testen können. Der Test des Prototyps dauert – je nach Bedarf – wenige Wochen bis hin zu mehreren Monaten und erfolgt mit Ihren eigenen Daten und Use Cases.

Der Anbieter muss somit in der Praxis beweisen, dass die Software Ihre individuellen Anforderungen erfüllen kann. Gleichzeitig muss er zeigen, dass er als Partner in der Lage ist, diese zu verstehen und zu implementieren. Einfach gesagt: Es reicht nicht, ein hübsches Demo-Set zu präsentieren und einen Anforderungskatalog in Excel auszufüllen.

Erst nach dem PoC treffen Sie die finale Entscheidung

Option 1: Sie entscheiden sich für die Software.

  • Wenn Sie sich am Ende der Testphase für das Tool entscheiden, können jegliche Arbeitsergebnisse aus dem PoC als Startpunkt für die eigentliche Implementierung genutzt werden. Sie fangen also mit der Einführung später nicht bei null an, sondern bauen auf dem Entwicklungsstand der PoC-Phase auf.

Option 2: Sie entscheiden sich gegen die Software.

  • Sollten Sie feststellen, dass das Tool nicht das richtige ist, können Sie sich nach einem PoC immer noch dagegen entscheiden, ohne dass Sie bereits in Lizenzen investiert haben. Sie haben dann nicht Monate oder Jahre verschwendet, bevor Sie zu dieser Erkenntnis gelangt sind. Außerdem wissen Sie nach dieser Erfahrung noch genauer, was Sie brauchen (und was nicht).
Weiterlesen: Teil 2

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